Dalam rangka meningkatkan nilai pengawasan Kearsipan Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota (Pemko) Batam, Sekretaris Daerah Kota Batam, Jefridin, M.Pd. mengintruksikan Perangkat Daerah di lingkungan Kota Batam meningkatkan pengawasan arsip internal. Di tahun 2023 nilai pengawasan Kearsipan Perangkat Daerah di lingkungan Pemko Batam 57.42. Penilaian ini dilakukan terhadap 10 Perangkat Daerah di lingkungan Pemko Batam.
โSeluruh Perangkat Daerah harus meningkatkan pengawasan arsip internal ini, bukan hanya 10 Perangkat Daerah ini saja. Pemko Batam telah memiliki pedoman pengelolaan Tata Naskah Dinas yakni Peraturan Wali Kota Batam Nomor 180 Tahun 2023. Tolong pedomani Perwako tersebut untuk keseragaman Tata Naskah Dinas,โ tegasnya saat memimpin rapat di ruang rapat Sekda, Senin (4/03/2024).
Dalam membuat Tata Naskah Dinas harus mengacu pada per Undang-undangan. Karena Tata Naskah Dinas merupakan sarana yang cukup efektif dalam menciptakan arsip sehingga terwujud tata kelola pemerintahan yang baik di lingkungan Pemko Batam. Karena dalam hal penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas ada aturannya. Ini harus menjadi perhatian bagi Perangkat Daerah. Diakuinya masih terdapat kesalahan dari Perangkat Daerah dalam menuliskan isi surat.
โsebagai contoh surat yang di tanda tangani Wali Kota atas nama Sekda maka menggunakan Kop surat lambang Garuda di bawahnya bertuliskan Kota Batam. Jika surat di tandatangan Sekda, maka Kop surat yang digunakan logo Pemko Batam,โ katanya mengingatkan.
Untuk meningkatkan nilai Pengawasan Arsip Internal, ada enam indikator yang harus diperhatikan oleh unit kerja di lingkungan Pemko Batam. Pertama, menerapkan kebijakan kearsipan yang ditetapkan dengan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Kedua, penggunaan arsip dengan memperhatikan ketersediaan arsip aktif dab sarana peminjaman arsip. Ketiga, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, sumber daya manusia dan prasarana dan sarana kearsipan.
โLakukan enam indikator itu untuk meningkatkan nilai pengawasan arsip internal. Inventaris mana saja yang belum dilaksanakan, jika anggarannya tidak ada maka diusulkan. Orang menilai ini merupakan hal yang sepele, sebenarnya ini merupakan hal yang penting. Karena menyangkut data dan dokumen yang tentunya data atau dokumen ini akan dibutuhkan dikemudian hari,โ ucapnya didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Batam, Samudin.(*)